Como uma escola deve emitir uma nota fiscal? Descubra neste artigo
Neste artigo, você descobrirá como uma escola deve emitir uma nota fiscal e por que ela é importante.
A emissão de nota fiscal é uma obrigação que qualquer empresa e prestadores de serviço devem cumprir. Sendo assim, as instituições de ensino privadas, como prestadoras de serviços, estão enquadradas nesse grupo.
Ou seja, a rede de educação privada deve emitir a nota fiscal para cumprimento das obrigações fiscais e contábeis.
Vale pontuar que a nota fiscal é um documento muito importante tanto para a empresa, quanto para o consumidor. A não emissão dela pode ser prejudicial para o negócio.
Portanto, se você presta serviço através da gestão de uma escola, mas não sabe como emitir uma nota fiscal, este artigo traz o passo a passo de como fazer isso.
Vamos conferir?
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Qual a finalidade da nota fiscal?
Antes de entender como é realizada a emissão de nota fiscal, é essencial entender a sua finalidade.
A nota fiscal tem a função de comprovar que houve uma negociação entre a empresa e o cliente. Essa negociação pode ser um produto ou a prestação de algum serviço.
Além disso, ela ainda serve como uma espécie de controle tributário para os órgãos do governo. Afinal, ela é a forma de comprovar a negociação e identificar se o recolhimento dos tributos é realizado corretamente.
Portanto, a empresa que deixar de emitir este documento comete um crime de sonegação fiscal e deve arcar com todas as consequências.
Quando a escola deve emitir a nota fiscal?
A escola ou instituição deve emitir a Nota fiscal referente a todos os alunos, e não somente aqueles que realizaram o pagamento das mensalidades.
Isso acontece porque o serviço foi prestado, independente do pagamento.
Sendo assim, a emissão do documento é uma garantia para a própria escola de que o serviço foi realizado. Dessa forma, poderá solicitar a cobrança via judicial.
Caso a escola venda algum tipo de material, ela só poderá emitir a nota fiscal se a venda de produtos estiver descrita no seu contrato social.
Portanto, neste caso será emitida uma nota fiscal de produtos.
Como emitir a nota fiscal?
Para emitir uma NF é necessário se cadastrar na prefeitura, no caso dos serviços.
Normalmente, na própria página do órgão é possível realizar a emissão.
Para emitir a nota fiscal, você ainda pode utilizar um software integrado que transmite os dados à Prefeitura.
Para realizar o preenchimento, será necessário o fornecimento de alguns dados, como:
- Dados da escola;
- Valor dos serviços;
- Dados do pagador;
- Valor dos tributos.
- Data de emissão;
- Descrição dos serviços, no caso, educacionais;
Nesse processo há também alguns elementos importantes. Veja:
- Certificado digital
O certificado digital é uma assinatura que tem o objetivo de assinar e garantir que o documento é original e seguro.
Ou seja, ele é uma ferramenta de segurança em TI, pois garante que os dados não foram manipulados.
Ele é adquirido durante o processo de cadastramento na prefeitura.
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Recibo Provisório de Serviços
É uma alternativa emergencial quando há problemas na geração da nota fiscal.
Porém, ela não substitui a nota fiscal, que deve ser emitida dentro do prazo legal estabelecido pela prefeitura.
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Arquivo XML
O formato da NF emitida eletronicamente é o XML, conforme o layout que a prefeitura utiliza. Esse arquivo contém todos os dados e informações.
Sendo assim, ele deve ser armazenado por no mínimo cinco anos para fins de fiscalização.
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Como mencionado anteriormente, a emissão de nota fiscal é tarefa obrigatória para todas as instituições de ensino.
Dessa forma, para evitar problemas com a fiscalização, essa atividade deve ser feita com toda a atenção e cuidado. Por isso, é importante ter o suporte de um escritório contábil.
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